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未来组织大会:东方希望——用钉钉实现集团层面的无缝办公

互联网
2019
08/27
15:16
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上海外国语大学 陈文波

2019-09-19,未来组织大会在杭州召开。本次大会由钉钉主办,汇聚专家学者、企业管理者、行业资深观察者,共同思考未来组织的发展趋势。据中国信息通信研究院与阿里研究院联合发布的《钉钉商业生态系统及经济社会价值报告》显示,截止到2019-09-19,钉钉企业组织数已超过1000万,超过2亿人在钉钉上工作,平均每4家企业组织中就有一家正在使用钉钉,平均每6人中就有1人使用钉钉。东方希望作为传统制造业成功数字化转型的优秀代表,参与了未来组织大会。上海外国语大学副教授陈文波表示:“钉钉让东方希望在2年半的时间里,成功实践集团层面的无缝办公,实现了企业数字化转型的弯道超车。”

东方希望集团于1982年创立,是一家集农业和重化工业为一体的特大型民营企业集团。目前集团旗下有农业、铝业、硅业、化工、能源和置业等六大板块。现有员工26000人,公司农业板块100多家子公司和生产基地分布在中国大部分省市自治区和越南、新加坡和印尼等国家;重化工生产基地分布在内蒙、山东、河南和重庆等地。

生产基地分布地域范围广且地处偏远,以往员工出差到生产基地时,基地需要耗费很多人力和资源来进行协调。比如,当员工到了某个偏远的生产基地,需要对方单位指派专人负责出差员工的吃、住和工作。安排人员接站;出差人员到公司内部宿舍或者指定宾馆住宿、住宿后的费用结算;出差期间,对于出差人员的考勤也是很大的问题。如何确定员工是在工作还是在旅游?因为生产基地的考勤系统并没有出差人员的信息,因此在生产基地对员工进行考勤不太可能。出差期间需要为出差人员申领临时饭卡、临时门禁卡等等,都要经过一系列的申请、审批和协调。对于一个大型企业集团而言,出差频繁,花在这类安排上的人力物力可想而知。在引入钉钉后,集团整体组织机构和员工全员在线,组织信息和员工信息实现全集团范围内共享。当员工出差到了生产基地所在地,东方希望的钉钉平台里有集成的商旅管理系统,员工直接到协议酒店办理入住就可以了,离开也可以自动结算;或者因为地处偏远,没有合适酒店。钉钉系统里的智慧行政和后勤可以帮助安排生产基地的内部宿舍,员工拿着手机就可以作为门禁卡直接可以在内部宿舍办理入住。因为组织、人员在线和信息共享,出差员工的信息在出差审批通过的时候,就自动共享给出差地公司,员工所有信息包括工位上的内线电话都可以一键切换到出差地,员工拿手机就可以出入出差地的工作场所和在内部食堂就餐。员工出差和在本地工作无缝衔接、融合。公司也不用想各种办法确定员工的考勤状态,出差人员可以很方便地在出差地公司、生产基地进行钉钉刷脸考勤、wifi考勤或者其他方式考勤。整个生活和工作体验和在派出公司没有太大区别。

上面仅仅是钉钉实现组织与员工在线以后方便集团出差管理的一个小场景,在东方希望的钉钉移动办公平台上已经集成了包括智慧行政和后勤、生产管理、系统集成(企业资源计划ERP、人事系统eHR和制造执行系统MES)等三类52个微应用,覆盖了公司办公的几乎所有场景。由于所有应用都是针对公司当时的痛点问题在钉钉平台上进行开发,因此每一个应用都产生了不错的效果。以希望钱包为例。在推出希望钱包之前,公司采用IC充值卡作为内部消费载体。每一个新员工入职都需要办理IC充值卡,更早则采用磁条卡。由于这些卡本身的技术局限,容易被克隆、复制;使用时间长了以后,容易消磁、损坏,也很容易丢失。上线希望钱包后,手机就是钱包,可以实现线上自助充值,节省后勤人员大量重复工作;在余额不足时,还可以提醒员工进行充值;真正实现一机在手,走遍全球。只要登陆手机钉钉,就可以在全公司范围内食堂消费,消费更加便捷、安全。同时也支持生成充值、消费明细报表,方便集团餐厅管理。

在过去两年,东方希望的开发团队在钉钉平台上以每月2个的速度开发了一系列针对不同场景的应用,为集团节约了大量成本,提升了管理效率和效果。管理上最直观的效果包括:借助钉钉,即使最偏远的位于新疆、内蒙偏远小村的生产基地,来自集团总部的通知也可以通过钉钉系统直接触达,并让发布者看到谁读了,谁没读;通过员工撰写的日志,发布者还可以看到最基层员工对于通知的理解,形成战略发布与执行的闭环。这种极致扁平化是传统管理手段下,需要5~7层才能触达所不能比拟的。从集团整体来看,借助钉钉平台,所有的工作都可以在钉钉上完成,打破了时空限制,实现了线下工作线上化。

钉钉提供的平台和钉钉与用户共创的开发模式让东方希望在2年半的时间内,实现了公司在信息化管理上的“弯道超车”,从一个以传统手段进行管理的公司变成一个完全基于信息化平台进行管理的公司。传统印象中脏、重、累的农业、重化工公司也开始转变为具有浓浓互联网范儿的现代公司。

THE END
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